Хто такі Адміністратори проєктів та їхня роль в будівельних проєктах

Державний класифікатор професій вже давно не встигає за сучасним світом та його змінами. Регулярно у компаній з’являються нові потреби і, відповідно, нові ролі в компаніях. Роль Адміністратора проєктів – одна з таких історій, хоча вже і стала частиною звичних бізнес-процесів деяких компаній. 

Група будівельних компаній 7CI Group з переходом на автоматизовану систему управління проєктами стала потребувати в своїй організаційній структурі таку роль як Адміністратор проєкту. Аби розібратись в чому ж особливість та важливість такої ролі, ми поспілкувались з Ольгою Гавурою – директоркою 7CI Group, Сергієм Чухраєм – Керівником проєктів та Антоном Саєнком – Адміністратором проєктів. 

Ольга Гавура – Директорка групи будівельних компаній 7CI Group

Ольга Гавура
Директорка групи будівельних
компаній 7CI Group 

У СЕО компанії завжди є бажання рухатись вперед, рухатись швидко та масштабуватись, але масштабувати хаос неможливо. Темпи масштабування значно прискорюються тоді, коли все здійснюється по відпрацьованим бізнес-процесам, всі проєкти рухаються по певно заданим правилам.

Керівники проєктів – цілеспрямовані люди, у яких завжди багато справ і швидкість для них має величезне значення, а тому вони хочуть вирішити будь-яку задачу швидко та результативно, проте в масштабах одного проєкту. Тоді як керівник компанії прагне досягнення цілей всіх проектів портфелю компаній, та як при цьому збільшити здатність виконувати більше проєктів за один проміжок часу. Окрім того, Керівник проєктів має спокусу вирішити ситуацію так, як буде простіше, а це несе за собою порушення правил в обхід бізнес-процесів. думає про Адміністратор проєктів – тримач правил та норм, задає границі, по яким рухається проєкт та не дозволяє цьому проєкту виходити за ці рамки. Ця роль допомагає систематизувати діяльність по управлінню проєктами, а й відповідно впливає на збільшення портфелю проєктів компанії.

Місія Адміністратора проєктів: привнести системність та керованість в управління проєктами.

Основні задачі:

  • Розробляти стандарти з управління проєктами.
  • Інтегрувати ці стандарти в діяльність компанії.
  • Забезпечувати виконання стандартів в компанії.

Як результат виконання цих задач – у керівника компанії завжди є актуальна інформація щодо портфелю проєктів в розрізі кожного проєкту, є розуміння щодо планового виконання компанії в розрізі місяців по портфелю проєктів, а також аналітика, яка сигналізує про ризики щодо строків та куди необхідно зосередити увагу.

Наразі в нашій компанії 3 адміністратора проєктів, 1 адміністратор зараз супроводжує 3 проєкти.

Я, як СЕО, знаю, на якому етапі в той чи інший час знаходиться проєкт? Я звертаюсь до Адміністратора проєкту, його незаангажована роль дозволяє побачити реальну, чесну картину.

Сергій Чухрай, Керівник проєктів групи будівельних компаній 7CI Group

Сергій Чухрай
Керівник проєктів групи будівельних компаній 7CI Group

В моєму розумінні Адміністратор проєкту – це аналітик який відслідковує та показує актуальний стан виконання проєкту з одного боку, а з іншого – автоматизує процеси в середині команди та компанії, удосконалює їх та перетворює на стандарти, стежить за впровадженням змін і контролює їх виконання. 

Адміністратор разом з командою проєкту проходить етапи ініціації та запуску проєкту, стежить за тим, щоб команда пройшла ці етапи крок за кроком та документує результати. Чіткий перелік задач, який виконує Адміністратор проєкту залежить від багатьох чинників: рівень складності проєкту, склад проєктної команди, компетенції, досвід членів команди тощо. Більш зрозумілою стає картинка на етапі планування проєкту, а саме при розфункціоналізації. Проте від проєкту до проєкту функції, які покладаються на цю роль,  можуть змінюватися. 

Найбільш поширений функціонал Адміністратора проєкту в нашій проєктній команді є: 

  1. Складає, веде графік робіт згідно стандартів компанії. 
  2. Організовує та приймає участь у проведенні планування на тиждень/місяць. В нашій компанії ми активно використовуємо один з скрам-інструментів – спринти. Основна задача якого –  якісно виконати планування, щоб досягти 100 %-го виконання плану. Слідкувати, щоб планування проходило згідно узгоджених бізнес процесів компанії та з врахуванням змін, нових правил, стандартів які час від часу з’являються в інформаційному полі компанії.  
  3. Збирає, завантажує факт виконаних робіт за тиждень за допомогою обмінних форм. 
  4. Формує звіти виконання проєкту за тиждень для замовника та для проєктної команди. Адаптує звіти до вимог та потреб замовника. 
  5. Приймає участь у підготовці та оформленні тендерних пропозицій 
  6. Адмініструє кабінет замовника – формує звіти виконаних робіт, наповнює необхідною документацією, стежить за її оновленням (протоколи, креслення, листування, фото звіти і т.д.) 
  7. Розгортає в автоматизованій системі структуру ведення проєкту, канали комунікації, надає необхідні доступи до інформації всім членам команди, технічна підтримка протягом реалізації всього проєкту. 

Для виконання більшості функцій Адміністратора проєкту необхідні hard skills (досконале знання програмних продуктів за допомогою яких виконується управління проєктами, аналітичні здібності, нестандартне мислення) – це є база без якої не можливо далі рухатися. Звичайно є необхідність в володінні базовими soft skills для роботи в команді (це без сумніву повинен бути командний гравець), а в ідеалі ще управління/підтримка в управлінні командою на рівні модератора.  

Антон Саєнко, Адміністратор проєктів групи будівельних компаній 7CI Group

Антон Саєнко
Адміністратор проєктів групи будівельних компаній 7CI Group
 

Адміністратор проєкту – людина, яка надає технічну підтримку Керівнику проєкту, СЕО компанії та іншим учасника проєктної команди. Окрім цього адміністратор проєкту є пов’язуючою ланкою між керівником проєкту та іншими учасниками проєкту.  

Основна задача Адміністратора – робота з інформацією. Він повинен її збирати, аналізувати обробляти, зберігати та приймати зважені рішення, які у подальшому сформують відповідний набір дій по проєкту. Проаналізувавши актуальну інформацію по проєкту, співставивши її з попереднім досвідом, він може спрогнозувати просідання по проєкту в майбутньому та попередити, щоб не допустилась якась помилка або відхилення конкретного проєкту в майбутньому. 

Один Адміністратор проєкту супроводжує одночасно декілька проєктів та взаємодіє з декількома проєктними командами, що дозволяє йому фіксувати покращення, лайфхаки та циклічно виносити на основі ретроспектив покращення командних процесів при вирішенні та досягнені поставлених задач. Як результат – впровадження даних покращень не тільки в одному проєкті, а глобально по компанії.  

Керівник проєкту – це людина, яка глибоко володіє інформацією по своєму конкретному проєкту і він не знає досконало, як ідуть справи на інших проєктах в компанії. Натомість, Адміністратор входить в декілька проєктів одночасно та взаємодіє з декількома проєктними командами, що дозволяє йому розповсюджувати досвід між проєктами, удосконалювати бізнес-процеси, що глобально зменшує помилки на всіх проєктах. 

ТОП 7 якостей для Адміністратора проєкту: 

  1. Мати аналітичний склад розуму – Адміністратор проєкту займається аналітикою великого об’єму інформації, яку необхідно скомпонувати та надати у вигляді можливих рішень та пропозицій. Також робота з програмним продуктом потребує спеціальних технічних та аналітичних знань, окрім того постійно з’являються нові програмні продукти та інструменти в яких необхідно орієнтуватися, вміти з ними працювати та впроваджувати по компанії в цілому. 
  2. Бути гнучним – ведення декількох проєктів одночасно потребує постійного переключення між проєктами. 
  3. Комунікабельність – адже, Адміністратор – це пов’язуюча ланка між усіма учасниками проєкту і він займається збором інформації по проєкту. 
  4. Швидко реагувати на запити – будівельне виробництво потребує постійно бути на зв’язку та оперативно надавати необхідну інформацію. 
  5. Вміти слухати та чути, що від нього хочуть отримати ті чи інші члени команди 
  6. З холодним розумом вміти приймати зважені рішення 
  7. Бути відкритим до інновацій та нових знань.